Engagement de confidentialité

1 Introduction 

La présente politique de confidentialité a pour but d’informer les utilisateurs de la plateforme IDEFLEET sur la collecte et le traitement de leurs données personnelles. Sont considérées comme des données personnelles, toute information permettant d’identifier un utilisateur. A ce titre, il peut s’agir : de ses noms et prénoms, de son email ou encore de sa localisation (liste non-exhaustive).  

1.1 Les propriétaires des véhicules loués 

Les propriétaires des véhicules mis à disposition pour la location et utilisateurs de la plateforme IDEFLEET en tant que gestionnaire de flottes de véhicules, sont mentionnés dans cette présente politique de confidentialité comme «nos partenaires».   

1.2 Le responsable du traitement des données

Les données à caractère personnelles sont collectées par IDEMOOV, SAS au capital de 1150500,00€, dont le numéro d’immatriculation est le Strasbourg B 830613 808.  Le responsable du traitement des données à caractère personnel peut être contacté de la manière suivante à l’adresse postale suivante IDEMOOV SAS,1C Rue Pégase 67960 Entzheim France, ou à contacter sous [email protected] ou encore au 03.67.22.02.79.   

1.3 Le délégué à la protection des données 

Le délégué à la protection des données de l’entreprise est OLOWOLAGBA Man Su que vous pouvez joindre à l’adresse postale suivanteMD6 CONSULTING SAS,1C Rue Pégase 67960 Entzheim France, ou à contacter sous [email protected] ou encore au 03.88.55.00.28.  Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits “Informatique et Libertés”, ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une information à la CNIL.     

2 Collecte et traitement des données lors de l'utilisation de notre plateforme 

Conformément à l’article 5 du Règlement européen 2016/679, les données à caractère personnel sont : 

  • Traitées de manière licite, loyale et transparente au regard de la personne concernée ; 
  • Collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, présenter dans la présente politique de confidentialité et ne pas être traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités ; 
  • Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ; 
  • Exactes et, si nécessaire, tenues à jour. Toutes les mesures raisonnables doivent être prises pour que les données à caractère personnel qui sont inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans tarder ; 
  • Conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ; 
  • Traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données collectées, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle, à l'aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.

Le traitement n'est licite que si, et dans la mesure où, au moins une des conditions suivantes est remplie : 

  • La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques ; 
  • Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ; 
  • Le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ; 
  • Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique; Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement ; 
  • Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant.   

2.1 Inscription 

Afin d’accéder à nos services, la création d’un compte est obligatoire et requière les données personnelles  suivantes : nom(s), prénom(s) et adresse e-mail. Ces données seront liées à votre identité.   

2.2 Collecte et traitement des données lors de l'utilisation de l'application

2.2.1 Permissions de l’application 

Afin d'utiliser nos services, il est nécessaire d'accéder à certaines fonctionnalités de votre appareil, communément appelées "autorisations". Selon votre système d'exploitation, vous devez explicitement accorder ces autorisations, et vous avez également la possibilité de les révoquer individuellement à tout moment. Les données accessibles grâce à ces autorisations seront exclusivement utilisées à des fins spécifiées dans la présente politique de confidentialité.  Caméra : L'accès à la fonction caméra est requis pour scanner le code QR apposé sur le véhicule avant toute location. L’accès à la caméra est également requis lors de la déclaration d’un sinistre si vous souhaitez y joindre une ou des photos.   Localisation : Nous avons besoin d'informations sur votre position afin de vous indiquer la proximité de véhicules. De plus, nous traitons ces données de localisation lorsque vous utilisez l'application ou louez un véhicule, dans le but d'améliorer nos services et de les personnaliser en fonction de vos besoins. 

La base juridique est l'article 6, paragraphe 1, lettre b du RGPD, car le traitement des données sert à fournir les fonctionnalités de l'application et nos services.

2.2.2   Google Maps 

La plateforme IDEFLEET utilise les applications Google Maps API, un service fourni par Google Ireland Ltd., Google Building Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande. Elle permet l’utilisation des cartes interactives sur notre application, par exemple. Cette application est essentielle pour la fonctionnalité et la fourniture complète de nos contenus et services. Vous pouvez consulter les conditions d'utilisation de Google à l'adresse suivante :   https://www.google.com/intl/de/policies/terms/.

Les conditions d'utilisation supplémentaires de Google Maps peuvent être consultées ici :   https://www.google.com/help/terms_maps.html.

Les règles de confidentialité de Google sont disponibles à l'adresse suivante :   https://www.google.com/intl/de/policies/privacy/.

La base juridique est l'article 6, paragraphe 1, lettre b du RGPD, car le traitement des données sert à fournir les fonctionnalités de l'application et nos services.   

2.3  Collecte et traitement des données lors de la location d’un véhicule 

Lorsque vous procédez à la location d'un véhicule, nous recueillons et traitons des données supplémentaires via notre application et les objets connectés des véhicules. La légitimité de cette collecte repose sur l'article 6, paragraphe 1, lettre b du RGPD, dans la mesure où le traitement des données est nécessaire à l'exécution du contrat de location. Dans d'autres cas, cette collecte repose sur l'article 6, paragraphe 1, lettre f du RGPD, en se fondant sur notre intérêt légitime pour assurer la fonctionnalité et la sécurité continues, ainsi que pour le développement constant de l'application et de nos services.

2.3.1  Collecte de données dans notre application  

Lorsque vous procédez à la location d'un véhicule, nous enregistrons la localisation de votre appareil au début et à la fin de la location. Étant donné la conclusion d'un contrat de location pour chaque transaction, nous sauvegardons également la période d'utilisation et les détails du véhicule loué. Ces données sont principalement utilisées à des fins de facturation liées à la location.

2.3.2 Collecte de données par nos véhicules  

Les véhicules de nos partenaires sont équipés ce que l'on appelle des "objets connectés IoT" qui envoient des données (par exemple la position du véhicule et des données de diagnostic, comme l'état de la batterie, vitesse…) à intervalles réguliers et rapprochés. Cela permet à nos partenaires et propriétaires des véhicules de déterminer où se trouvent nos véhicules et à quelle vitesse ils se déplacent.   Nous traitons les données dans le cadre de la location, notamment aux fins suivantes :  

  • Pour déterminer si un véhicule se trouve dans une zone d'exploitation respective défini par notre partenaire ou si la fin de la location aura lieu en dehors de la zone d'exploitation, car cela serait contraire à ces conditions générales. Dans ce cas, les véhicules peuvent déclencher une alerte sonore ("geofencing").  
  • En cas de durée d'utilisation anormalement longue (notamment si le véhicule n'est pas déplacé), nous pouvons mettre fin à la location.  
  • Pour des demandes adressées à notre service clientèle (par exemple, une réservation ne peut être effectuée, un véhicule ne peut être localisé, service d’assistance en cas d'accident).  
  • Comme preuve en cas d'accident ou de dommage.  
  • À des fins de facturation. Nous notons dans votre historique de réservation les points de départ et d'arrivée de vos déplacements ainsi que les lieux de stationnement, le cas échéant.  
  • Pour améliorer nos services en analysant les statistiques agrégées des lieux où les utilisateurs effectuent des réservations et terminent leurs voyages, ainsi que les itinéraires fréquents, nos partenaires pourrons optimiser la distribution des véhicules.   

2.4   Traitement des paiements  

Afin de faciliter le traitement des paiements, nous faisons appel à des prestataires de services externes auxquels nous transmettons les données nécessaires pour effectuer le paiement. Ces informations comprennent le nom et prénom, l'adresse e-mail et méthode de paiement Ces données sont supprimées lors de la résiliation de votre compte sur notre plateforme. Cependant, veuillez noter que ces informations ne sont pas effacées des sauvegardes du prestataire, et les détails des transactions restent accessibles. Cela inclut la méthode de paiement utiliser, le montant de la transaction, l'identifiant unique de l'utilisateur ayant effectué la transaction, la date et l'heure de la transaction, ainsi que la flotte du véhicule associée à la transaction.  Pour obtenir des informations sur la base juridique du traitement des données effectué par les prestataires de services de paiement, veuillez consulter les politiques de confidentialité fournies par ces prestataires de services respectifs.  Stripe Payments Europe Ltd, 25/28 North Wall Quay, Dublin 1, Irlande ("Stripe"). Pour plus d'informations, veuillez consulter la politique de confidentialité de Stripe .

Selon le pays, les options de paiement proposés peuvent varier.   À moins que vous ne nous ayez donné votre consentement pour le faire conformément à l'article 6, paragraphe 1, lettre a du RGPD, la base juridique pour la transmission des données aux prestataires de services de paiement dans le cadre du traitement du contrat est l'article 6, paragraphe 1, lettre b du RGPD, car le traitement est nécessaire pour régler le contrat de location.   

2.5  Dommages et accidents 

En cas de dommages ou d'accidents impliquant des véhicules de nos partenaires, nous fournirons vos données (y compris les données de base, contractuelles, de localisation et d'itinéraire) au propriétaire des véhicules concerner, à des fins d'assistance à la clientèle, de règlement des sinistres, de traitement et de liquidation, pour recevoir et traiter les plaintes, pour garantir et faire valoir ces propres réclamations et pour éviter d'autres dommages à vous ou à nous.   Dans ce contexte, le propriétaire des véhicules pourra également être amenée à transmettre des données aux compagnies d'assurance pour le règlement des sinistres et aux autorités compétentes (par exemple dans le cadre d'auditions en tant que témoin ou accusé dans le cadre d'une infraction administrative ou d'une procédure pénale).

Les bases juridiques sont l'article 6, paragraphe 1, lettres b, c, f du RGPD et, si des données relatives à la santé seraient concernées dans le cadre d'un accident, l'article 9, paragraphe 2, lettre f du RGPD. Notre intérêt légitime réside notamment dans le règlement des sinistres et des accidents afin d'éviter tout dommage à notre partenaire.   

2.6   Divulgation des données en cas d'infractions pénales ou administratives ou de violations de contrat  

Dans le cadre d'enquêtes relatives à des infractions pénales ou administratives, nous sommes susceptibles de divulguer des données (telles que des données de base, des informations sur les itinéraires/positions, des données relatives aux communications et aux contrats) aux autorités d'enquête compétentes. Cela peut se produire lors d'auditions en tant que témoin ou accusé, notamment en lien avec des violations du code de la route, des règles de stationnement et des lois similaires. Par exemple, si un véhicule est mal stationné, en violation des dispositions contractuelles de nos partenaires ou du code de la route, et que notre partenaire risque une amende ou une sanction, nous pourrions partager avec les autorités compétentes des données concernant la personne ainsi que la date de la dernière location et du dernier stationnement du véhicule. Cette pratique s'applique également aux accidents, excès de vitesse et autres infractions similaires. Dans les cas où un tiers présente des réclamations légitimes contre notre partenaire ou IDEMOOV dans les situations évoquées ci-dessus, nous nous réservons également le droit de partager vos données avec le demandeur.

Si vous êtes soupçonné par les autorités compétentes d'avoir commis une infraction pénale ou administrative en lien avec les véhicules de nos partenaires ou nos services, nous pouvons également traiter les données qui nous sont fournies par les autorités compétentes dans ce contexte.

La base juridique est l'article 6, paragraphe 1, lettre c du RGPD dans le cas d'une obligation légale de remise ; sinon, notre intérêt légitime conformément à l'article 6, paragraphe 1, lettre f du RGPD pour éviter des dommages à notre entreprise ainsi que pour protéger nos véhicules et exercer nos droits contractuels et non contractuels.     

2.7   Autres finalités du traitement

Nous traitons également vos données personnelles aux fins supplémentaires suivantes :   Conformément à l'article 6, paragraphe 1, lettre f du RGPD, sur la base de nos intérêts légitimes :  

  • Pour améliorer en permanence nos offres et services et les adapter davantage aux besoins de nos utilisateurs,
  • Pour effectuer des contrôles internes de qualité,
  • Pour détecter, éliminer et prévenir les erreurs, les dysfonctionnements et les éventuelles utilisations abusives,
  • Pour assurer la sécurité des réseaux et des informations,
  • Pour la prévention des fraudes,
  • Pour garantir et faire valoir nos revendications légales,
  • Pour empêcher la réinscription des utilisateurs qui ont été bloqués en raison d'un comportement contraire au contrat, d'une fraude ou d'un abus,
  • À des fins de comptabilité et de gestion des risques.

Conformément à l'article 6, paragraphe 1, lettre c du RGPD, pour remplir des obligations légales, par exemple pour respecter les obligations de conservation commerciale et fiscale ou pour remplir les obligations de fournir des données en raison d'une ordonnance judiciaire ou administrative juridiquement contraignante.

2.8   Hébergement des données

La plateforme IDEFLEET est hébergée par MD6 CONSULTING SAS,1C Rue Pégase 67960 Entzheim France, à contacter sous [email protected] ou au 03.88.55.00.28     

3   Transmission des données personnelles 

Chaque transfert des données collectées par nous a lieu comme expliqué ci-dessus et autrement en principe uniquement si :  

  • Vous avez donné votre consentement exprès à cet égard conformément à l'article 6, paragraphe 1, lettre a du RGPD;  
  • Le transfert est nécessaire pour l'affirmation, l'exercice ou la défense de revendications légales conformément à l'article 6, paragraphe 1, lettre f du RGPD et il n'y a aucune raison de supposer que vous avez un intérêt légitime prépondérant à ce que vos données ne soient pas transférées ;  
  • Nous sommes légalement obligés de transférer les données conformément à l'article 6, paragraphe 1, lettre c du RGPD;  
  • Cela est légalement autorisé et nécessaire conformément à l'article 6, paragraphe 1, lettre b du RGPD pour le traitement des relations contractuelles avec vous ou pour l'exécution de mesures précontractuelles, qui auront lieu à votre demande.

Pour le traitement des données, nous travaillons avec des prestataires de services externes qui agissent en notre nom et n’ont aucune autorisation à traiter les données personnelles à leurs propres fins. En plus des prestataires de services explicitement mentionnés dans cette politique de confidentialité, cela peut inclure des fournisseurs de services informatiques et de centres de données, des prestataires de services techniques, des agences, des sociétés affiliées au sein d'un groupe d’entreprises et des consultants.

Il est possible que nous fassions appel à des prestataires de services établis ou traitant des données personnelles dans des "pays tiers" en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen. Dans de tels cas, en l'absence d'une décision d'adéquation selon l'article 45 du RGPD pour ces pays, nous avons pris des mesures appropriées pour assurer un niveau adéquat de protection des données lors de tout transfert de données. Ces mesures comprennent notamment l'utilisation des clauses contractuelles types de l'Union européenne (le cas échéant, avec des accords additionnels conformément aux recommandations des autorités de contrôle de la protection des données) ou l'adoption de règlements internes contraignants en matière de protection des données.     

4   Effacement des données personnelles 

Toutes les données ayant servi à des fins d'agrégation seront conservées. Par exemple, les statistiques d'utilisation de l'application en fonction de l'âge de l'utilisateur seront maintenues. Les données seront anonymisées lors de la suppression du compte, notamment l'adresse e-mail, le nom, le prénom, le mot de passe haché, les données personnelles chez le prestataire Stripe, les trajets de l'utilisateur (incluant les positions du véhicule) et les véhicules utilisés par l'utilisateur.

Pour les images prises par l'utilisateur, une demande peut être faite pour les flouter. De même, pour les conversations incluant votre nom, prénom ou d'autres informations personnelles.

En cas de demande de suppression du compte, le compte sera anonymisé au bout de 15 jours. L'utilisateur peut annuler la demande de suppression en se connectant avant ce délai. Les données pourraient ne pas être supprimées immédiatement en cas de litige et seront conservées jusqu'à la résolution du litige.

À titre de preuve, nous sommes en mesure de conserver les données contractuelles pendant une période de trois ans à partir de la clôture de l'exercice au cours duquel la relation commerciale avec vous prend fin. Toute réclamation expirera au plus tôt à cette date, conformément aux délais de prescription légaux.

Même après cette période, certaines de vos données doivent être conservées en raison d'obligations comptables. Cette conservation est requise en vertu des obligations légales de documentation émanant du code du commerce, du code fiscal, de la loi bancaire, de la loi sur la lutte contre le blanchiment d'argent et de la loi sur le commerce des valeurs mobilières. Les délais de conservation et de documentation spécifiés dans ces lois varient entre deux et dix ans.     

5   Les droits de l’utilisateur concerné 

Tout utilisateur concerné par le traitement de ses données personnelles peut se prévaloir des droits suivants, en application du règlement européen 2016/679 et de la Loi Informatique et Liberté (Loi 78-17 du 6 janvier 1978) : 

  • Droit d’accès, de rectification et droit à l’effacement des données (posés respectivement aux articles 15, 16 et 17 du RGPD) ; 
  • Droit à la portabilité des données (article 20 du RGPD) ; 
  • Droit à la limitation (article 18 du RGPD) et à l’opposition du traitement des données (article 21 du RGPD) ; 
  • Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un procédé automatisé ; 
  • Droit de déterminer le sort des données après la mort ; 
  • Droit de saisir l’autorité de contrôle compétente (article 77 du RGPD).

Pour exercer vos droits, veuillez adresser votre courrier à IDEMOOV SAS.  Afin que le responsable du traitement des données puisse faire droit à sa demande, l’utilisateur peut être tenu de lui communiquer certaines informations telles que : ses noms et prénoms, son adresse e-mail, ainsi qu’un justificatif d’identité.

Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits.     

6  Modification de la politique de confidentialité 

L’éditeur de la plateforme IDEFLEET se réserve le droit de pouvoir modifier la présente Politique à tout moment afin d’assurer aux utilisateurs du site sa conformité avec le droit en vigueur. Les éventuelles modifications ne sauraient avoir d’incidence sur les achats antérieurement effectués sur le site, lesquels restent soumis à la Politique en vigueur au moment de l’achat et telle qu’acceptée par l’utilisateur lors de la validation de l’achat.

L’utilisateur est invité à prendre connaissance de cette Politique à chaque fois qu’il utilise nos services, sans qu’il soit nécessaire de l’en prévenir formellement.

La présente politique, éditée le 22/04/2024, a été mise à jour le 22/04/2024.

Demander une démonstration

Contactez nos équipes commerciales pour une présentation